„Wie stellen wir auf E-Rechnung um, ohne dass die Buchhaltung stillsteht?“
Wir schauen uns euren Rechnungslauf vom Eingang bis zur Buchung an und stellen ihn so um, dass das Pflichtformat am Ende weniger Arbeit macht als das PDF vorher.
E-Rechnung: Pflichtformat ohne Prozessbruch einführen
- Ergebnis
- Durchgängiger Rechnungslauf
- Für
- Buchhaltung & Finanzen
- Dauer
- 6–10 Wochen
Expert:in
Jan Philipp hat Rechnungsläufe in gewachsenen Systemlandschaften umgestellt und weiß deshalb, dass die Formatfrage der kleinere Teil ist. Er fängt bei dem an, was heute wirklich passiert, und arbeitet dabei eng mit eurer Steuerberatung zusammen, statt sich zwischen euch und sie zu stellen.
Herausforderung
Die Pflicht steht im Kalender, und im Haus ist die Lage unübersichtlich. Rechnungen kommen als PDF im Mailanhang, manche noch auf Papier, ein paar Großkunden schicken schon strukturierte Formate, die niemand richtig lesen kann. Wer welchen Weg nimmt, weiß im Zweifel eine einzige Person.
Die naheliegende Antwort ist ein Konverter, der das neue Format in etwas verwandelt, das aussieht wie vorher. Damit ist die Pflicht erfüllt und sonst nichts gewonnen: dieselbe Abtipperei, nur mit einem Zwischenschritt mehr.
Dabei liegt in der Umstellung die Gelegenheit. Eine strukturierte Rechnung ist maschinenlesbar — Prüfung, Zuordnung und Buchung könnten daraus zum ersten Mal automatisch entstehen. Wer nur konvertiert, verschenkt genau das.
Barriere-Triade
- WollenKaum im Weg
- Die Pflicht diskutiert niemand weg — am Willen scheitert diese Umstellung nicht.
- KönnenHier hakt es
- Welches Format wozu passt und was das ERP schon kann, weiß im Haus meist niemand.
- DürfenBremst spürbar mit
- Fristen und Aufbewahrungsvorgaben setzen den Rahmen, in dem der Prozess laufen muss.
Lösung
Wir fangen beim Ist-Zustand an: Welche Rechnungen kommen wie herein, wer prüft was, an welcher Stelle wird abgetippt und wo entstehen die Rückfragen? Diese Aufnahme dauert ein bis zwei Wochen und ist die Grundlage für alles Weitere — ohne sie automatisiert man den Umweg mit.
Dann klären wir die Formatfrage nüchtern. XRechnung und ZUGFeRD lösen unterschiedliche Aufgaben, und was ihr braucht, hängt an euren Kunden und an eurem ERP, nicht an einer allgemeinen Empfehlung. Wir prüfen zuerst, was eure vorhandene Software schon kann — oft mehr, als im Haus bekannt ist.
Die Umsetzung binden wir an das bestehende System an, statt eine Insel danebenzustellen: Eingang, Formatprüfung, Zuordnung zu Bestellung oder Projekt, Freigabeweg, Übergabe an die Buchhaltung. Was sich nicht eindeutig zuordnen lässt, landet sichtbar in einer Klärliste statt still im falschen Konto. Jede Klärung erzeugt dabei eine Regel, die beim nächsten Mal von allein greift.
Zum Schluss steht die Übergabe: Wer pflegt die Zuordnungsregeln, was passiert bei einem unbekannten Absender, wie kommt ein neuer Kunde dazu. Rechtliche Fragen zur Aufbewahrung klärt ihr mit eurer Steuerberatung — wir bauen den Prozess so, dass er ihre Anforderungen erfüllen kann.
Sag uns, wie eine Rechnung heute bei euch durchs Haus läuft. Wir sagen dir, wo die Umstellung Arbeit spart — und wo sie nur Pflicht ist.