„Wie machen wir das Wissen im Haus nutzbar, ohne die Kontrolle zu verlieren?“
Wir bauen kein weiteres Suchfeld, sondern ein Gedächtnis: mit Rechteprüfung bei jeder Antwort, gepflegten Quellen und einem Zugang dort, wo ohnehin gearbeitet wird.
Company Brain: das Gedächtnis eures Unternehmens aufbauen
- Ergebnis
- Befragbares Unternehmenswissen
- Für
- Wissensintensive Betriebe
- Dauer
- 3–6 Monate
Expert:in
Jan Philipp hat genug Wissensprojekte gesehen, die an der Rechtefrage gescheitert sind, weil sie zu spät gestellt wurde. Er baut sie deshalb von Anfang an ein — und sagt offen, welche Quellen besser draußen bleiben, weil sie sich nicht pflegen lassen.
Herausforderung
Das Wissen ist da. Es liegt in Angeboten, Protokollen, technischen Zeichnungen, in Mailverläufen und in den Köpfen von fünf Leuten, die jeder im Haus mit Vornamen kennt. Zusammengeführt ist es nirgends, und gefragt wird deshalb weiter herum.
Ein Suchfeld über alle Ordner löst das nicht. Die schwierigen Fragen lauten nicht „wo steht dieses Wort“, sondern „wie haben wir das bei diesem Kunden damals gemacht“ — und die Antwort darauf steht in vier Dokumenten und einem Gespräch.
Dazu kommen zwei Bedenken, die beide berechtigt sind. Was passiert, wenn ein Azubi versehentlich Gehaltslisten abfragt? Und was, wenn das System aus einer vier Jahre alten Fassung antwortet, die längst nicht mehr gilt?
Barriere-Triade
- WollenKaum im Weg
- Antworten hätte jeder gern — am Wollen liegt es bei diesem Thema selten.
- KönnenBremst spürbar mit
- Welche Quellen taugen und wie sie gepflegt bleiben, ist die regelmäßig unterschätzte Arbeit.
- DürfenHier hakt es
- Ohne saubere Rechteprüfung darf das System die interessanten Quellen gar nicht erst sehen.
Lösung
Wir fangen bei den Fragen an, nicht bei den Dokumenten. Welche Auskünfte werden im Alltag wirklich gebraucht, von wem, und wie oft? Daraus ergibt sich, welche Quellen hineingehören — und das sind fast nie alle. Ein Gedächtnis aus dem gesamten Dateiserver ist unbrauchbar, weil es sich nicht pflegen lässt.
Die Rechte bauen wir von Anfang an ein, nicht später dazu. Jede Frage wird gegen die Berechtigung der fragenden Person geprüft, bevor eine Antwort entsteht — wer eine Datei nicht öffnen darf, bekommt auch keine Zusammenfassung daraus. Nachträglich lässt sich das nicht sauber ergänzen; es entscheidet über den ganzen Aufbau.
Gegen veraltete Auskünfte hilft kein Modell, sondern Pflege. Jede Quelle bekommt eine verantwortliche Person und ein Ablaufdatum, ungültige Fassungen fliegen raus statt liegen zu bleiben, und jede Antwort nennt, worauf sie beruht. Erst diese Belegstelle macht aus einer plausiblen Auskunft eine überprüfbare.
Und der Zugang gehört dorthin, wo gearbeitet wird — in Teams, Slack oder das System, das ohnehin offen ist. Eine weitere Oberfläche, die man extra aufrufen muss, wird nach drei Wochen nicht mehr aufgerufen. Das ist der häufigste Grund, warum solche Vorhaben im Sand verlaufen.
Erzähl uns von der Frage, die bei euch jede Woche jemand herumfragen muss. Wir schauen, ob ein Company Brain sie beantworten könnte.